Pisząc oficjalny email do wykładowcy lub promotora powinniśmy pamiętać o kilku ogólnych zasadach:
1. Wysyłamy go z poważnie brzmiącego adresu email. jankowalski@gmail.com będzie ok, jednak jancio97@wp.pl może sprawić, że odbiorca zastanowi się, czy ma do czynienia z poważnym człowiekiem.
2. Tytuł powinien być streszczeniem wiadomości i wprost mówić, o co Ci chodzi.
3. Do wykładowców zwracamy się zgodnie z ich tytułami naukowymi:
• do inżyniera (inż.): "Panie Inżynierze", "Pani Inżynier"
• do magistra (mgr) oraz magistra inżyniera (mgr inż.): "Panie Magistrze", "Pani Magister"
• do doktora (dr): "Panie Doktorze", "Pani Doktor"
• do docenta (doc) - "Panie Docencie", "Pani Docent"
• do doktora habilitowanego (dr hab.): "Panie Profesorze", "Pani Profesor"
• do doktora habilitowanego profesora UR ( dr hab. prof. UR): "Panie Profesorze", "Pani Profesor"
• do profesora zwyczajnego (prof.) lub (prof. dr hab.): "Panie Profesorze", "Pani Profesor"
• Wymienione powyżej tytuły są ustawione według hierarchii ważności - od najniższego do najwyższego.
Ważna wskazówka: Jeśli do magistra zwrócicie się: "Panie Doktorze", to nie powinno być problemu, ale będzie to dziwna sytuacja. Gorzej, jeśli do doktora habilitowanego zwrócicie się: "Panie Magistrze" - reakcja zależy od poczucia humoru profesora. Proponujemy nauczyć się tytułów, aby nie było takich sytuacji. Zwracanie się "Proszę Pana", "Proszę Pani" jest dopuszczalne, ale mało studenckie.
Pewne osoby pełnią na uczelni funkcje administracyjne (niektóre z tych osób są również wykładowcami). Zwracamy się do nich zgodnie z pełnioną funkcją:
• do Kwestora: "Panie Kwestorze", "Pani Kwestor"
• do Kanclerza: "Panie Kanclerzu", "Pani Kanclerz"
• do zastępcy Dyrektora instytutu lub katedry (ds. studenckich lub ds. naukowych): "Panie Dyrektorze", "Pani Dyrektor"
• do Dyrektora instytutu lub katedry: "Panie Dyrektorze", "Pani Dyrektor"
• do Dziekana i Prodziekana : "Panie Dziekanie", "Pani Dziekan"
• do Rektora i Prorektora: "Panie Rektorze", "Pani Rektor"
4. Oficjalne email rozpoczynamy od „Szanowny Panie”, „Szanowny Panie profesorze” itp. Unikamy natomiast „Witam,”, „Dzień dobry”, „Panie Andrzeju,”
5. Za powitaniem (Szanowny Panie Profesorze) stawiamy przecinek.
6. Email rozpoczynamy od krótkiego przedstawienia się (np. jestem studentem 2 roku kierunku lekarskiego itp., o ile to nasz pierwszy email), następnie nakreślamy tło całej sprawy. Na koniec wyrażamy naszą prośbę. Email jest krótki i zwięzły – jego treść nie sprawi, że wykładowca odłoży jego przeczytanie na później.
7. W oficjalnych mailach nie stosujemy emotikon.
8. Unikamy dwuznaczności i ironii. Bez emotikon czasem trudno odczytać faktyczne intencje nadawcy
9. Sprawdzamy pisownię i interpunkcję!
10. Jeśli email zawiera kilka pytań – używamy podpunktów
11. Oficjalne email kończymy „Z wyrazami szacunku”, ,,Z poważaniem” (PO TYM NIE STAWIAMY PRZECINKA) oraz naszym pełnym imieniem i nazwiskiem. W podpisie, pod naszym imieniem i nazwiskiem możemy również zawrzeć numer telefonu (Tel. 111 222 333) jeśli zależy nam na szybkim kontakcie. Jeśli email dot. np. oceny z poprawianego kolokwium, można podać pod imieniem i nazwiskiem nr indeksu/albumu.
Jeśli zastosujecie się do wyżej wymienionych zasad, uprości to przekazywanie informacji pomiędzy wykładowcami a studentami i pozwoli Wam załatwić wiele pozornie niemożliwych do załatwienia spraw.
http://prac.im.pwr.wroc.pl/~dudek/obyczaje.pdf
